PERENCANAAN ORGANISASI

JENIS PERENCANAAN DALAM ORGANISASI :

Melihat tingkat hirarkis, ada tiga jenis perencanaan: perencanaan strategis, taktis dan operasional.

1. Perencanaan Strategis

   Perencanaan strategis dianggap oleh organisasi secara keseluruhan dan dihasilkan oleh tingkat hirarki yang lebih tinggi dari sebuah organisasi. Berkaitan dengan tujuan jangka panjang dan strategi dan tindakan untuk mencapainya. 

  Perencanaan ini merupakan proses dimana eksekutif / top manajer meramal arah jangka panjang dari suatu entitas dengan menetapkan target spesifik pada kinerja, dengan mempertimbangkan kondisi internal dan eksternal untuk melakukan tindakan perencanaan yang dipilih.

 Hal ini biasanya dilakukan dalam organisasi pada tingkat manajerial, atau tingkat tertinggi perintah, yang dilakukan dengan cara taktik dan prosedur yang digunakan untuk mencapai tujuan tertentu atau diberikan perencanaan jangka panjang lebih dari 5 tahun.

  Perencanaan strategis juga merupakan suatu hal untuk merencanakan strategi dalam segala hal, atau dalam kehidupan sehari-hari setiap orang.

2. Perencanaan Taktis / Taktik

   Pada tingkat kedua dari perencanaan, taktis, kinerja berada dalam setiap area fungsional bisnis, termasuk sumber daya tertentu. Perkembangannya terjadi oleh tingkat organisasi menengah, bertujuan untuk efisiensi penggunaan sumber daya yang tersedia untuk jangka menengah proyeksi. Dalam perusahaan besar dengan mudah mengidentifikasi tingkat perencanaan, yang diberikan oleh setiap kepala bagian.

   Bagian taktis merupakan proses yang berkelanjutan, yang bertujuan dalam waktu dekat, merampingkan pengambilan keputusan dan menentukan tindakan. Bagian Ini dilakukan secara sistemik karena merupakan totalitas yang dibentuk oleh sistem dan subsistem, seperti yang terlihat dari sudut pandang sistemik. Apakah iteratif, dan proyek mana yang harus fleksibel dan menerima penyesuaian dan koreksi. Teknik ini memungkinkan pengukuran siklus dan evaluasi sebagai dijalankan yang secara dinamis dan interaktif dilakukan dengan orang lain, dan merupakan teknik yang mengkoordinasikan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan dari efisiensi.

3. Perencanaan Operasional

  Ketidakpastian yang disebabkan oleh tekanan dan pengaruh lingkungan harus berasimilasi pada pertengahan atau taktik yang harus mengkonversi dan menafsirkan keputusan strategis, tingkat tertinggi, ke dalam rencana konkrit di tengah dan membuat rencana yang akan dilakukan dan, pada gilirannya, dibagi lagi menjadi rencana operasional dan rincian yang akan dijalankan pada tingkat operasional.

  Karena jadwal pada tingkat operasional sesuai dengan set bagian homogen dari perencanaan taktis, yaitu, mengidentifikasi prosedur spesifik dan proses yang diperlukan di tingkat bawah organisasi, menyajikan rencana aksi atau rencana operasional. Hal ini dihasilkan oleh tingkat organisasi yang lebih rendah, dengan fokus pada kegiatan rutin perusahaan, oleh karena itu, rencana dikembangkan untuk waktu yang singkat.

  Perencanaan Operasional ini dilakukan pada karyawan di tingkat terendah dari organisasi. Membuat perencanaan kecil sebuah organisasi dan merinci bagaimana tujuan akan dicapai. Bahkan, semua titik dasar perencanaan terjadi di tingkat operasional, yang sangat mempengaruhi dan menentukan, bersama dengan, hasil taktik.

   Termasuk tugas-tugas operasional dan skema operasi yang benar dan efisien dalam menjalani sistem pendekatan reduksionis proses khas ditutup. Hal ini dilakukan berdasarkan proses diprogram dan teknik komputasi. Ini mengubah ide menjadi kenyataan, atau mengeksekusi tujuan dari suatu tindakan melalui berbagai rute, jangka pendek pekerjaan umumnya kurang dari 1 tahun.

4. Perencanaan Normatif

  Mengacu pada penciptaan standar, kebijakan serta peraturan yang ditetapkan untuk operasi organisasi. Hal ini bergantung pada pembentukan standar, metodologi dan metode untuk berfungsinya kegiatan yang direncanakan.

  Standar-standar tentang pendirian aturan dan / atau undang-undang dan / atau kebijakan dalam setiap kelompok atau organisasi, terutama untuk menjaga pengendalian, pemantauan dan pengembangan perencanaan dan pengembangan standar dan kebijakan. Perencanaan berhubungan erat dengan desain struktur organisasi. Ini berlaku di daerah yang sangat spesifik, yang umumnya adalah mereka yang mengawasi dan menentukan aspek pada tingkat lainnya tidak dapat dipisahkan

TINGKAT MANAJEMEN

1. Manajemen Puncak (Top Level Management) – Tingkat-tingkat Manajemen

Manajemen puncak adalah tingkatan manajemen tertinggi dalam sebuah organisasi, yang bertanggung jawab terhadap keseluruhan aktivitas organisasi. Sebutan orang yang memegang posisi dalam manajemen puncak  adalah: direktur, presiden direktur, dewan direksi, dan sebagainya.

2. Manajemen Menengah (Middle Management)

Manajemen menengah bertugas mengembangkan rencana-rencana sesuai dengan tujuan dan tingkatan yang lebih tinggi dan melaporkannya kepada top manajer. Sebutan orang yang memegang posisi dalam manajemen menengah adalah: kepala departemen, kepala pengawas, dan sebagainya.

3. Manajemen Lini Pertama (First Level/First Line Management)

Manajemen lini pertama merupakan tingkatan yang paling bawah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional. Manajemen lini pertama ini dikenal dengan istilah operasional (supervisor, kepala seksi, dan mandor).

Pendekatan Dalam Perencanaan

Terdapat berbagai macam pendekatan-pendekatan yang dapat dipergunakan dalam proses penyusunan perencanaan. Pendekatan tersebut diantaranya adalah:

–  Pendekatan perncanaan Inside – out Dan perencanaan outside – in.

–  Pendekatan perencanaan Top – Down dan perencanaan bottom – up.

–  Pendekatan perncanaan contingency

7 Alat Perencanaan :

Affinity Diagram (Diagram Afinitas)

Affinity Diagram ini digunakan untuk melakukan pengumpulan ide-ide, masalah, opini dan gagasan yang berjumlah besar kemudian mengelompokannya sesuai dengan hubungan alamiahnya. Metode ini pertama kali diperkenalkan oleh seorang Antropologi Jepang yang bernama Kawakita Jiro pada tahun 1960-an sehingga Affinity Diagram juga dikenal sebagai Metode KJ. Pengumpulan ide-ide, masalah, gagasan maupun opini ini dilakukan dengan cara Brainstorming (curah pendapat). 

Relations Diagram (Diagram Hubungan)

Relations Diagram atau Diagram Hubungan adalah alat yang digunakan untuk menunjukan hubungan sebab akibat yang saling terkait dan faktor-faktor yang terlibat dari berbagai masalah yang kompleks. Relations Diagram ini juga dapat membantu kita dalam menganalisis hubungan alamiah di antara berbagai aspek yang berbeda dari suatu situasi yang kompleks. Relations Diagram (Diagram Hubungan) juga disebut dengan Network Diagram (Diagram Jaringan Kerja). 

Tree Diagram (Diagram Pohon)

Tree Diagram atau Diagram Pohon adalah suatu alat yang digunakan untuk memecahkan masalah atau kategori yang luas menjadi tingkatan atau sub-komponen yang lebih rinci dan detail. Tree Diagram merincikan suatu keadaan umum menjadi lebih spesifik. Tree Diagram ini dikenal juga dengan nama Systematic Diagram (Diagram Sistematik) atau Hierarchy Diagram (Diagram Hirarki). 

Matrix Diagram

Matrix Diagram menunjukan hubungan antara 2, 3 atau 4 kelompok informasi sehingga dapat memberikan informasi tentang kondisi hubungan tersebut seperti kekuatan hubungan, pengukuran dan peranan dari berbagai individu.

Matrix Data Analysis Chart

Matrix Data Analysis Chart merupakan alat yang digunakan untuk megambilkan data yang ditampilkan dalam diagram X,Y standar sehingga lebih mudah untuk menunjukan kekuatan hubungan antar variable yang dibandingkan.  Matrix Analisis Data membantu kita dalam mengklasifikasikan Item-item dengan cara meng-identifikasikan 2 karakteristik utama yang umum (common) dengan semua Item yang diteliti.

Alat ini sering digantikan oleh Prioritization Matrix. 

Arrow Diagram (Diagram Panah)

Arrow Diagram digunakan dalam menunjukan urutan tugas yang harus dikerjakan dalam suatu proyek , rentang waktu yang digunakan untuk menyelesaikan tugas, perencanaan jadwal keseluruhan proyek dan kemungkinan masalah-masalah yang akan muncul serta solusi-solusi untuk permasalahan tersebut. Arrow Diagram ini juga sering disebut dengan Activity Network Diagram. 

Process Decision Program Chart (PDPC)

Process Decision Program Chart atau PDPC ini merupakan alat perencanaan yang digunakan untuk merincikan tugas-tugas ke dalam bentuk Hirarki atau Diagram Pohon (Tree Diagram). Process Decision Program Chart (PDPC) mengidentifikasikan resiko, konsekuensi kegagalan dan tindak kontigensi yang harus dilakukan.

Husaini Usman. Manajemen(Jakarta: Bumi Aksara, 2008).

T. Hani Handoko. Manajemen (Yogyakarta: BPFE, 1984).

Sri Wiludjeng. Pengantar Manajemen (Yogyakarta: Garaha Ilmu, 2007).